Template Update Progres untuk Klien: Singkat, Jelas, dan Bisa Ditindaklanjuti

Pesan “masih dikerjakan” memberi sedikit pegangan bagi klien. Pembaruan yang berguna menjelaskan perubahan sejak kabar terakhir dan apa yang perlu terjadi berikutnya. Kamu bisa membuatnya singkat tanpa menghilangkan informasi penting.

Sepakati ritme sejak awal

Tanyakan kapan klien memerlukan pembaruan dan melalui saluran apa. Proyek singkat mungkin cukup dengan kabar pada tahap tertentu; proyek yang melibatkan banyak pihak bisa memerlukan ritme berbeda. Sesuaikan dengan kebutuhan proyek dan ketersediaan yang disepakati.

Tuliskan zona waktu saat menyebut jadwal. “Besok sore” bisa berarti waktu yang berbeda bagi dua orang. Gunakan tanggal dan waktu yang jelas, misalnya “6 Oktober, pukul 15.00 WIB (UTC+7)”.

Pakai empat bagian sederhana

• Selesai: perubahan yang sudah bisa diperiksa.
• Berikutnya: pekerjaan yang akan dilanjutkan.
• Kendala: hal yang menghambat, beserta dampaknya.
• Keputusan: pertanyaan atau persetujuan yang diperlukan dari klien.

Tidak semua bagian harus terisi setiap kali. Jika tidak ada kendala, tidak perlu menciptakannya. Jika tidak membutuhkan keputusan, cukup katakan bahwa pekerjaan berlanjut sesuai rencana.

Contoh pesan pembaruan

Contoh ilustratif untuk proyek presentasi:

“Update materi presentasi:

Selesai: struktur 12 slide sudah dirapikan dan draf bisa diperiksa di [tautan].

Berikutnya: saya lanjut menyesuaikan visual setelah struktur disetujui.

Perlu keputusan: untuk slide studi kasus, apakah kita memakai versi singkat atau versi dengan rincian proses?

Jika pilihannya sudah dikonfirmasi paling lambat 6 Oktober pukul 15.00 WIB, saya bisa mengikuti jadwal tahap visual yang kita sepakati. Bila konfirmasi datang setelah itu, saya akan kirim jadwal yang diperbarui.”

Sebelum mengirim, sesuaikan jumlah slide, tautan, tanggal, dan hubungan antara persetujuan dengan jadwal. Jangan menjanjikan waktu yang belum kamu hitung.

Sampaikan kendala saat masih bisa ditangani

Jika materi belum tersedia atau hasil pemeriksaan memerlukan pekerjaan tambahan, beri tahu sebelum tenggat terlewat. Jelaskan fakta, dampak pada pekerjaan, dan pilihan berikutnya. Hindari menyalahkan orang; cukup tunjukkan apa yang dibutuhkan agar pekerjaan bergerak lagi.

Untuk pekerjaan di Upwork, ikuti panduan komunikasi profesional platform, termasuk ketentuan saluran komunikasi sebelum kontrak dimulai.

Tutup dengan langkah yang jelas

Pembaca sebaiknya langsung tahu apakah ia perlu memeriksa file, menjawab pertanyaan, atau hanya menerima kabar. Setelah ada keputusan, catat kembali kesepakatannya di tempat yang mudah ditemukan oleh pihak yang berwenang. Dengan begitu, pembaruan berikutnya tidak perlu mengulang percakapan dari awal.