Personal Assistant/Senior Admin - Remotely (Indonesia)

Tentang pekerjaan

About WeCare Property Management

WeCare Property Management is a Malaysia-based property management company providing end-to-end services, from interior design and property makeovers to rental property management. With property management as our expertise, we are committed to delivering reliable, professional, and hassle-free services while protecting our clients’ best interests.

https://www.wecare.properties/

About the Role

We are looking for a Personal Assistant to provide comprehensive administrative and coordination support to management. This is a fully remote position based in Indonesia , working closely with our Malaysia-based team to manage schedules, correspondence, documentation, follow-ups, and day-to-day administrative matters efficiently and professionally.

Please take note that this employment is Independent Contractor based.

English version

1. Administrative & Secretarial Support

Prepare and organize meetings and follow-ups.

Handle correspondence (emails, calls, letters) with professionalism and confidentiality.

Maintain organized filing systems (physical and digital).

Draft letters or memo or notice when requested.

2. Coordination & Communication

Act as a liaison between the Management and internal/external parties.

Ensure timely follow-up and completion of assigned tasks or projects.

3. Document & Information Management

Draft, proofread, and prepare reports, presentations, and documents.

Handle confidential information with discretion.

Maintain up-to-date records and databases as required.

4. Perform any ad-hoc tasks required by superior.

Requirements

· Minimum Bachelor Degree or Diploma in Business Administration, Marketing or business-related course.

· At least 2 years and above of working experiences as Personal Assistant, Executive Assistant or in a similar administrative role.

· Good English communication skills , both written and verbal.

· Responsive, well-organized, detail-oriented, and able to manage multiple tasks efficiently

· Able to work remotely from Indonesia with a reliable laptop/computer and stable internet connection.

· Able to handle confidential information with a high level of discretion and professionalism.

Tentang WeCare Property Management

WeCare Property Management adalah perusahaan manajemen properti berbasis di Malaysia yang menyediakan layanan menyeluruh, mulai dari desain interior dan makeover properti hingga pengelolaan properti sewaan. Dengan keahlian di bidang manajemen properti, kami berkomitmen memberikan layanan yang profesional, andal, dan bebas repot, sekaligus menjaga kepentingan terbaik klien kami.

https://www.wecare.properties/

Mohon diperhatikan bahwa hubungan kerja ini bersifat sebagai Independent Contractor (Kontraktor Independen).

Tentang Posisi

Kami sedang mencari Personal Assistant untuk memberikan dukungan administratif dan koordinasi kepada manajemen. Posisi ini merupakan pekerjaan full remote dari Indonesia, yang akan bekerja sama erat dengan tim kami di Malaysia untuk mengelola jadwal, korespondensi, dokumentasi, tindak lanjut, serta berbagai kebutuhan administratif sehari-hari secara efisien dan profesional.

Deskripsi Pekerjaan – Personal Assistant (Remotely from Indonesia)

Tanggung Jawab Utama

1. Dukungan Administrasi & Sekretarial

Mengatur dan mengoordinasikan jadwal rapat, termasuk persiapan dan tindak lanjut setelah rapat.

Menangani korespondensi, termasuk email, panggilan telepon, dan surat, secara profesional dan menjaga kerahasiaan informasi.

Mengelola dan menjaga sistem pengarsipan dokumen fisik maupun digital agar tetap terorganisir.

Menyusun surat, memo, pemberitahuan, dan dokumen lainnya sesuai kebutuhan.

2. Koordinasi & Komunikasi

Bertindak sebagai penghubung antara Management dengan pihak internal maupun eksternal.

Mengoordinasikan dan menindaklanjuti tugas, permintaan, dan proyek yang diberikan untuk memastikan penyelesaiannya tepat waktu.

Memastikan komunikasi yang jelas dan efektif dengan pihak-pihak terkait.

3. Pengelolaan Dokumen & Informasi

Menyusun, memeriksa, dan mempersiapkan laporan, presentasi, serta dokumen bisnis lainnya.

Menangani informasi rahasia dan sensitif dengan penuh kehati-hatian, profesionalisme, dan menjaga kerahasiaannya.

Memastikan data, dokumen, dan database selalu akurat dan diperbarui sesuai kebutuhan.

4. Dukungan Ad-Hoc

Melaksanakan tugas-tugas lain yang bersifat ad-hoc sesuai arahan dari Atasan atau Management.

Persyaratan

Minimal memiliki ijazah Diploma (D3) atau Sarjana (S1) di bidang Administrasi Bisnis, Pemasaran, atau bidang lain yang terkait dengan bisnis .

Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau posisi administratif yang serupa .

Memiliki kemampuan komunikasi Bahasa Inggris yang baik, baik secara lisan maupun tertulis.

Responsif, terorganisir, teliti, dan mampu menangani beberapa tugas secara bersamaan dengan baik.

Bersedia bekerja secara remote dari Indonesia dengan laptop/komputer yang memadai dan koneksi internet yang stabil .

Mampu menangani informasi rahasia dengan tingkat kehati-hatian dan profesionalisme yang tinggi.